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Job Posting

Website Bishop's University

Description: NOC Code: 4033
Province:
QC

Posting 21-17 (Regular full time position)

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Academic Advisor for a regular full-time position in the Division of Arts.  Reporting to the Dean of Arts, the incumbent is responsible for providing guidance and assistance to Arts Students by helping them navigate the Academic Calendar and University regulations in order to make informed decisions concerning their program. This position has a workweek of 35 hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of Duties & Responsibilities

  • Assist students in investigating different programs, concentrations, certificates, and courses offered in the Division of Arts;
  • Assist students who are considering adding, dropping, and withdrawing from courses by providing them with information about alternatives, limitations and possible consequences;
  • Refer students to the appropriate Chair for specific academic questions relating to their program of study;
  • Refer students to other services on campus to meet their individual needs (e.g. mental health, financial concerns, time management, career options) when required;
  • Inform students about requirements for admission, transfer, graduation;
  • Work with departmental and program Chairs to develop and/ or update advising sheets for each degree and program in Arts;
  • Develop and maintain a good understanding of the Academic Calendar and University regulations;
  • Develop documents and procedures concerning the understanding of best practices in academic advising, and share this understanding with other individuals participating in academic advising as requested;
  • Integrate practices and technology aimed at improving student advising services;
  • Develop and maintain operating procedures that minimize the likelihood and impact of advising errors;
  • Disseminate Arts program information to potential and current students in individual or group sessions;
  • Provide relevant information to the Dean and the Department Chairs for administrative and academic standing decisions;
  • With guidance from the Registrar and the Academic Deans, and in collaboration with other Academic Advisors, help develop an Academic Advising website;
  • Collaborate with other Academic Advisors in the performance of these tasks;
  • Other tasks as assigned.

Qualifications & Requirements

  • Bachelor’s Degree
  • 3 to 5 years of similar / pertinent experience;
  • Excellent verbal and written communication skills in both English and French;
  • Demonstrated experience working with and supporting a diverse student population;
  • A good understanding of academic operations as well as knowledge of Bishop’s Arts and Science programs;
  • Demonstrated listening, coaching, and facilitation skills;
  • Ability to work collaboratively within a team environment;
  • Strong organizational ability with close attention to details;
  • Advanced proficiency with Powerpoint, Word, Excel, and Outlook.

Classification:       Class 13    $26.88 to $35.06   per hour    (APBU – unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies and welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity, and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons with disabilities, women and LGBTQ2+.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by June 13th 2021  before 4:00 pm to careers@ubishops.ca

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants.  Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@bishops.ca

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AFFICHAGE 21-17  (Poste régulier à temps plein)

Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche un Conseiller.ère Académique pour un poste régulier à temps plein dans la division des Arts. Se rapportant à la Doyenne des Arts, le titulaire est responsable de fournir des conseils et une assistance aux étudiants en Arts en les aidant à naviguer dans le calendrier académique et les règlements de l’Université afin de prendre des décisions éclairées concernant leur programme. La semaine de travail est de 35 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches

  • Assister les étudiants dans leurs recherches concernant les divers programmes, concentrations, certificats et cours offerts par la division des Arts;
  • Supporter les étudiants qui envisagent ajouter, abandonner et/ou retirer des cours en leur fournissant des informations sur les alternatives, limites et conséquences possibles;
  • Référer les étudiants au directeur de programme approprié concernant des questions académiques spécifiques relatives à leur programme d’études;
  • Orienter les étudiants vers d’autres services sur le campus pouvant répondre à leurs besoins individuels (ex : santé mentale, problèmes financiers, gestion du temps, choix de carrière), au besoin;
  • Informer les étudiants sur les conditions d’admission, de transfert et d’obtention de diplôme;
  • Travailler avec les directeurs de département et de programme pour développer et/ou mettre à jour des fiches conseils pour chaque diplôme et programme en Arts;
  • Développer et maintenir une bonne compréhension du calendrier académique et des règlements universitaires;
  • Élaborer des documents et procédures concernant la compréhension des meilleures pratiques en matière de conseils académique et partager cette compréhension avec d’autres individus impliqués dans le conseil académique lorsque demandé;
  • Intégrer des pratiques et des technologies visant à améliorer les services conseils aux étudiants;
  • Élaborer et maintenir des procédures d’opération qui minimisent la probabilité et l’impact des erreurs de conseil;
  • Diffuser des informations sur les programmes d’Arts aux étudiants potentiels et actuels lors de session individuelles et/ou de groupes;
  • Fournir des informations pertinentes à la Doyenne et aux directeurs de programmes concernant les décisions administratives et académiques;
  • Avec l’aide du Registraire et des Doyens Académique, et en collaboration avec autres Conseillers Académique, développer un site web pour le conseil académique;
  • Collaborer avec d’autres Conseillers Académique dans l’exécution de ces tâches;
  • Toutes autres tâches ou responsabilités selon les besoins.

Qualifications et exigences

  • Baccalauréat;
  • 3 à 5 ans d’expérience similaire/pertinente;
  • Excellentes compétences en communication (verbale et écrite) en anglais et en français;
  • Bonne expérience de travail en soutient à une population étudiante;
  • Une bonne compréhension du système académique ainsi qu’une bonne connaissance des programmes offerts à Bishop’s en Arts et Sciences;
  • Excellentes capacités en écoute et aptitudes en coaching et en animation;
  • Capacité à travailler en collaboration et dans un environnement de travail en équipe;
  • Forte capacité organisationnelle avec une grande attention aux détails;
  • Compétences avancées avec la suite office : PowerPoint, Word, Excel et Outlook.

Classification:       Classe  13    26.88$ à 35.06$  de  l’heure    (APBU – poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics et accueille les candidats qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 13 juin 2021, 16 :00 à careers@ubishops.ca

Tel que prévu à la Convention Collective, priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@bishops.ca

Job Posting Start Date: 2021-05-27

To apply for this job please visit working.ubishops.ca.