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Job Posting

Website Bishop's University

Description: NOC Code: 5111
Province:
QC

The following statements are intended to describe the general nature and level of work performed. They are not representing an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required.

Bishop’s University is seeking an Administrative Assistant to the University Librarian for a regular full-time position.  Reporting to the University Librarian, the incumbent will perform the administrative duties associated with the office of the University Librarian which includes the Library Learning Commons and the Writing Centre. The incumbent will also ensure the overall development and management of the library’s website and works closely with library staff as well as the university webmaster.

This position has a work week of 32.5  hours from Monday to Friday with occasional evenings and weekends required.

Nature of duties and responsibilities:

·         Manages the University Librarian’s agenda and correspondence;

·         Prepares payroll reports for all Library and Writing Centre employees;

·         Maintains statistical files and compiles statistical internal and external reports required by the BCI (Bureau de coopération interuniversitaire (BCI) and the Association of College & Research Libraries (ACRL)

·         Processes invoices and prepares cash reports and budget reports;

·         Greets guests, visitors, faculty and students;

·         Prepares documents related to the Library and Writing Centre (agendas, minutes, reports, manuals, contracts, etc.);

·         Assists with the organization of academic and social functions;

·         Assists with the management of financial resources;

·         Manages official documents of the Library and the Writing Centre, and oversees the supplies budgets and orders;

·         Acts as resource for office technology and software, including training, managing maintenance contracts and website maintenance;

·         Keeps list of faculty scholarly works updated;

·         Acquires public performance rights for public video viewings;

·         When required supports the library services desk;

·         Performs additional similar/related tasks as required.

Qualifications and Requirements :

·         College diploma (Technical D.E.C normal duration of 3 years);

·         Minimum 3 years of similar experience;

·         Working knowledge of English and French;

·         Light and medium exertion.

Classification:       Class 7     $20.47  to $26.68   per hour     (APBU – unionized position)

Bishop’s University implements an equal access employment / program under the Act respecting equal access to employment in public bodies. The University welcomes applicants who are committed to upholding the values of equity, diversity and inclusion and who will assist us expand our capacity for diversity and inclusion. We encourage applications from members of groups that have been historically disadvantaged and marginalized, including Indigenous peoples, visible and ethnic minorities, persons living with disabilities, women and LGBTQ2S+ persons.

If interested, please submit your curriculum vitae and cover letter, including what position you are applying for by November 14, 2021  before 4:00 pm to careers@ubishops.ca.

Per the Collective Agreement, priority will be given to qualified internal applicants. Please note that only candidates selected for an interview will be contacted and testing may be required; thank you for your interest. We provide support in the recruitment processes to applicants with disabilities, including accommodation that takes into account an applicant’s accessibility needs. If you require accommodation in order to participate as a candidate in the recruitment process, please contact careers@ubishops.ca

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Les énoncés suivants sont destinés à décrire la nature et le niveau de travail général. Ils ne représentent pas une liste exhaustive de toutes les responsabilités, tâches et aptitudes requises.

L’Université Bishop’s recherche une Assistant.e Administratif.ve au Bibliothécaire en chef pour un poste régulier à temps plein. Se rapportant au Bibliothécaire en chef, le titulaire du poste devra effectuer les tâches administratives liées au bureau du.de la Bibliothécaire en chef qui inclut la Bibliothèque et Carrefour des ressources éducatives (Library Learning Commons (LLC) et le Centre de soutien en rédaction. Le.La titulaire de poste assurera également le développement et la gestion du site Web de la bibliothèque et travaillera en collaboration avec le Webmestre et le personnel de la bibliothèque.

La semaine de travail est de 32.5 heures, du lundi au vendredi avec des soirées et fins de semaine occasionnelles.

Nature des tâches:

·         Gérer l’agenda et la correspondance du. de la Bibliothécaire en chef ;

·         Préparer les rapports de paie pour tous les employé.e.s de la bibliothèque et du centre de soutien en rédaction ;

·         Tenir à jour des fichiers statistiques et compiler des rapports statistiques internes et externes requis par le BCI (Bureau de coopération interuniversitaire) et l’ACRL (Association of College & Research Libraries) ;

·         Traiter les factures et préparer les rapports de caisse de la bibliothèque ;

·         Accueillir les invités, visiteurs, étudiants et membre de la faculté ;

·         Préparer les documents relatifs à la bibliothèque et au centre de soutien en rédaction (ordres du jour, procès-verbaux, rapports, manuels, contrats, etc.) ;

·         Aider à l’organisation de fonctions académiques et sociales ;

·         Aider à la gestion des ressources financières ;

·         Gérer les documents officiels de la bibliothèque et du centre de soutien en rédaction et surveiller le budget des fournitures et les commandes de la bibliothèque ;

·         Agir à titre de personne ressource dans la bibliothèque en ce qui concerne les technologies et logiciels de bureau, y compris la formation, la gestion des contrats et l’entretien du site Web ;

·         Tenir à jour la liste des ouvrages savants de la faculté ;

·         Acquérir les droits de représentation publique pour le visionnage public de vidéos ;

·         Soutenir au besoin le personnel au comptoir de services de la bibliothèque ;

·          Effectuer toutes autres tâches connexes au besoin.

 Qualifications et exigences:

·         Diplôme d’études collégiales (D.E.C. technique normalement d’une durée de 3 ans) ;

·         Minimum 3 ans d’expérience pertinente ;

·         Bonne connaissance de la langue anglaise et de la langue française ;

·         Efforts légers et moyens.

Classification:       Classe 7     20.47$  à 26.68$    de  l’heure    (APBU – poste syndiqué)

L’Université Bishop’s applique un programme d’Accès à l’égalité en emploi issu de la Loi sur l’Accès à l’égalité en emplois des organismes publics. L’université accueille les candidate.e.s qui s’engagent à respecter les valeurs d’équité, de diversité et d’inclusion et qui nous aideront à accroitre notre capacité en matière de diversité et d’inclusion.  Nous encourageons les candidatures de membres de groupes historiquement défavorisés et marginalisés, notamment les peuples autochtones, les membres des minorités visibles et ethniques, les personnes handicapées, les femmes et les personnes LGBTQ2S+.

S.V.P. faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de présentation, en indiquant pour quel poste vous appliquez d’ici le 14 novembre 2021, 16 :00 à careers@ubishops.ca

Tel que prévu à la Convention Collective, la priorité sera accordée à un candidat interne qualifié. Veuillez noter que seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées, et que des tests de sélection peuvent être administrés ; merci pour l’intérêt manifesté. Dans le processus de recrutement, nous fournissons un soutien aux personnes handicapées afin de répondre aux besoins en prévenant et en éliminant les obstacles à l’accessibilité. Si vous nécessitez de mesures d’adaptation pour participer en tant que candidat dans le processus de recrutement, veuillez contacter careers@ubishops.ca

 

Job Posting Start Date: 2021-10-28

To apply for this job email your details to careers@ubishops.ca